Even je (toekomstige) werknemer via social media checken, is dat een schending van zijn privacy?

Nee, althans niet zonder dringende reden. Maar het lijkt zo gemakkelijk en voor veel werkgevers misschien wel logisch: even uw werknemer of sollicitant online checken. Wat spookt hij of zij allemaal uit en met wie? Zijn er gevaarlijke hobby’s en wat doet een sollicitant in zijn vrije tijd? Was de zieke medewerker wel echt ziek thuis? U kunt zich voorstellen dat social media profielen voor werkgevers een waardevolle informatiebron kunnen zijn. Toch heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de toezichthouder op naleving van de privacyregels, onlangs nog benadrukt dat deze online monitoring aan strikte regels is gebonden.

Toestemming voor het bekijken van social media profielen Om persoonsgegevens online te kunnen raadplegen, heeft een werkgever toestemming nodig van de werknemer of sollicitant. Deze toestemming moet vrij en uitdrukkelijk worden gegeven. De werknemer of sollicitant moet dus echt weten wat u gaat doen en voor welk doel. En hier zit volgens de AP een probleem. Door de afhankelijkheidsrelatie tussen werkgever en werknemer is het voor een werknemer haast onmogelijk om in zo’n situatie vrijelijk in te stemmen. Dat geldt voor sollicitanten net zo, zij willen graag de baan hebben. Op basis van toestemming kan de werkgever dus haast nooit een Facebook, Twitter of Instagram profiel van een werknemer of sollicitant bekijken.

Verschil tussen Linkedin en Facebook, twitter of Instagram Volgens het Europese samenwerkingsverband met privacytoezichthouders, de opinie 29-werkgroep, is er een verschil in wat wel en niet mag tussen de verschillende social media profielen. Kort gezegd is het sneller toegestaan om informatie van zakelijke social media kanalen te halen dan van profielen die duidelijk in de privesfeer liggen. Daar zit wat mij betreft wel een probleem, want het onderscheid tussen Facebook en Linkedin lijkt steeds meer te vervagen. Ik zie op Linkedin ook oproepen van mensen voorbij komen die op zoek zijn naar een nieuw huis of blije berichten omdat hun zoon of dochter is geslaagd. Iedereen doet er dan ook verstandig aan om na te gaan welke informatie je via welk kanaal wilt delen.

Openbare social media profielen en ontslag Heel veel mensen hebben hun Facebook- Instagram of twitteraccount niet goed afgeschermd. Al dan niet bewust, het valt mij steeds weer op hoeveel informatie mensen openbaar hebben staan. Het is een logische gedachte dat een werkgever dan toch wel die openbare gegevens mag raadplegen? Zelfs dat is niet zo eenvoudig volgens de AP. Wat nu als een werknemer zich ziek heeft gemeld maar u ziet op social media dat zij met de kinderen een dagje naar een pretpark is, of toch ’s avonds optreedt met haar band? Er zijn verschillende ontslagzaken geweest waarbij social media een rol speelde. Als ik de zienswijze van de AP lees, dan vraag ik mij af of social media in deze gevallen wel gebruikt mag worden.

Gerechtvaardigd belang Als verwerking van persoonsgegevens niet mag omdat er geen toestemming is gegeven, dan mag het alsnog wel als er een gerechtvaardigd belang is aan de kant van de werkgever. Het zomaar opzoeken van een sollicitant omdat je nu eenmaal wilt weten wat voor vlees je in de kuip hebt, is geen gerechtvaardigd belang. Ik kan mij voorstellen dat het dan gaat om bepaalde publieke functies, maar in veel gevallen is een Verklaring omtrent Gedrag al verplicht en worden referenties nagetrokken. Een social media profiel heeft dan weinig toegevoegde waarde.

Bewaren en verwijderen van gegevens Als u de persoonsgegevens zonder toestemming of zonder dat er een gerechtvaardigd belang is hebt verzameld, dan dient u deze te verwijderen. Haal de informatie die u van social media heeft uit het personeelsdossier.

Hoe werkt dat nou in de praktijk? Nee, het mag dus niet zomaar. Maar ja, de AP kan er van alles van vinden, een online zoekopdracht is zo gedaan. En wie komt er achter hoe u als werkgever een beeld van iemand hebt gevormd? Een eerste indruk is in een paar seconde gemaakt, offline en online. Het klinkt misschien als een theoretisch risico, toch zal de AP een steeds actievere rol gaan innemen en zijn de risico's voor werkgevers niet mals. Verwerkt u persoonsgegevens zonder rechtmatige grondslag? Dan loopt u kans op een flinke boete.

Tips De allerbelangrijkste tip is om zelf goed kritisch naar uw eigen profiel te kijken:

-  Wat zet u openbaar en wat niet? - Welke informatie wilt u überhaupt delen? - En als u iets deelt, via welk kanaal doet u dat dan?

Op die manier houdt u een en ander zoveel mogelijk zelf in de hand.