Als werkgever vraagt u zich misschien af wat de regels nu eigenlijk zijn, als u het personeel wilt controleren, bijvoorbeeld door middel van cameratoezicht op de werkvloer of, als er een vermoeden is van fraude, de inschakeling van een detective.
Controle e-mail
E-mail en internetverkeer valt onder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van werknemers. In de rechtspraak is aangenomen dat werkgevers binnen zekere grenzen moeten aanvaarden dat werknemers onder werktijd privécontacten onderhouden. En daarbij moet dan de privacy van de werknemer gewaarborgd worden. Dit geldt dus ook als zij de werkmail of de systemen van de werkgever gebruiken. Ook dan hebben werknemers recht op privacy. Onbeperkte controle van e-mail en internetverkeer is niet toegestaan.
Een werkgever is wel bevoegd om werknemers voor te schrijven op welke manier zij van internet en e-mail gebruik mogen maken en hoe dit gebruik wordt gecontroleerd. Dat moet schriftelijk worden vastgelegd, bijvoorbeeld in het bedrijfsreglement of personeelshandboek. Als er niets is vastgelegd, dan wordt wat wel en niet door de beugel kan, bepaald door de grenzen van de redelijkheid. Dat is altijd een wat vaag criterium, dus het is aan te bevelen schriftelijk beleid te maken over het gebruik van internet/e-mail.
Inschakelen detective
Het laten volgen van een werknemer door een detective, bijvoorbeeld als de werkgever vermoedt dat die misbruik maakt van een tankpas, of als de werkgever vermoedt dat een werknemer niet echt ziek is: dit is ook een inbreuk op de privacy. Maar dat wil niet zeggen dat het per definitie niet is toegestaan. De rechter zal in een concreet geval steeds belangenafweging maken: het belang van de privacy van de werknemer wordt afgewogen tegenover het belang van de werkgever bij de bescherming van het bedrijf. Daarbij zal een rechter bijvoorbeeld kijken naar hoe de detective te werk is gegaan of het ook mogelijk was om op een andere, minder ingrijpende manier de controle op de werknemer uit te oefenen.
Cameratoezicht
Cameratoezicht op het werk is volgens de Hoge Raad een inbreuk op het privéleven van de werknemer, zodat er wettelijke beschermingsregels van toepassing zijn. Cameratoezicht is op basis van de wet toegestaan als er sprake is van ondubbelzinnige toestemming van de werknemer, of als het cameratoezicht binnen het bedrijf noodzakelijk is voor de behartiging van een noodzakelijk belang van de werkgever (bijvoorbeeld bescherming van eigendommen). Hierbij wordt wel steeds ook gekeken naar het belang van de werknemer, namelijk om gevrijwaard te zijn van cameratoezicht. Dit belang kan uiteindelijk zwaarder wegen dan het belang van de werkgever om met een camera toezicht te houden. In ieder geval is het, net als bij het inschakelen van de detective steeds van belang of het doel van het cameratoezicht ook op een andere manier kan worden bereikt, die minder ingrijpt op de privacy van een werknemer.
Het is ook van belang dat de camera’s zichtbaar zijn voor werknemers. Verborgen camera’s mogen niet zomaar, daarvoor gelden strengere normen. Heimelijk toezicht mag in beginsel niet, tenzij er een bijzondere situatie is. Maar ook dan moet het verborgen cameratoezicht aan een aantal voorwaarden voldoen. Zo mag een verborgen camera niet permanent worden opgehangen en moet het zo gericht mogelijk worden ingezet. Ook is van belang dat de werknemer weet dat er onder bijzondere omstandigheden verborgen camera’s kunnen worden ingezet.
Het is voor een werkgever dus van belang om richting de werknemers open te zijn over de plekken waar de zichtbare camera’s hangen én dat kenbaar wordt gemaakt dat onder bijzondere omstandigheden verborgen camera’s ingezet kunnen worden. Dit kan bijvoorbeeld door dit op te nemen in een personeelsreglement, of het op een zichtbare plaats voor alle werknemers op te hangen.
Ondernemingsraad
Als er sprake is van een OR binnen het bedrijf: de OR moet betrokken worden bij besluiten ten aanzien van het volgen van internet- en e-mailverkeer en tot het ophangen van camera’s.
In een volgend blog komen wij terug op de consequenties als een werkgever buiten zijn boekje gaat.