Per jaar bouwt een werknemer vakantie op van ten minste vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week. Dat zijn de wettelijke vakantiedagen en bij een volledige werkwerk zijn dat 4 vakantieweken. Het komt voor dat bij de start van een nieuw jaar nog niet alle wettelijke vakantiedagen zijn opgenomen. Heeft de werknemer in dat geval pech en zijn de wettelijke vakantiedagen dan vervallen?
Verval van aanspraak na 6 maanden
Nee, niet meteen bij de aanvang van het jaar, maar mogelijk wel na 6 maanden. Voor de wettelijke vakantiedagen geldt namelijk een vervaltermijn. Volgens de wet (artikel 7:640a BW) vervalt de aanspraak op het minimum aantal vakantiedagen 6 maanden na de laatste dag van het kalenderjaar, waarin de aanspraak is verworven. Het idee achter deze vervaltermijn is dat werknemers worden gestimuleerd om vakantie op te nemen in het jaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd en om verlofstuwmeren te voorkomen.
Voor wat betreft opbouw van vakantiedagen geldt overigens dat de vakantierechten eigenlijk dag na dag worden opgebouwd. Wordt er gestart met een saldo van nul vakantiedagen, dan zou er feitelijk aan het begin van een jaar geen vakantie kunnen worden opgenomen. In de praktijk is dat eigenlijk nooit een probleem omdat er met een tijdelijk negatief vakantiedagensaldo kan worden gewerkt of aan het begin van het jaar alle vakantiedagen worden toegekend.
Terug naar de vervaltermijn. De zes-maanden vervaltermijn brengt in beginsel met zich mee dat de aanspraak op in het voorafgaande kalenderjaar niet-genoten wettelijke vakantiedagen op 1 juli vervalt.
Let op, er zijn situaties waarin de vervaltermijn niet aan de orde is.
Uitzonderingen op de vervaltermijn
Indien de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen, vervallen de dagen niet.
Denk aan situaties waarin de werknemer volledig arbeidsongeschikt is en er geen re-integratiemogelijkheden zijn of als het door toedoen van de werkgever niet mogelijk is geweest (voldoende) vakantie op te nemen.
Daarnaast kan een werkgever geen beroep doen op het vervallen van de wettelijke vakantiedagen indien hij zijn informatie- en zorgplicht niet is nagekomen. Er mag van een werkgever namelijk worden verwacht dat hij ervoor zorgt dat de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om zijn jaarlijkse vakantie op te nemen en dat hij zijn werknemer er toe aanzet om dat te doen. Ook moet een werkgever de werknemer tijdig en op duidelijke wijze informeren over het mogelijke verval van de dagen. Dat blijkt uit het arrest Max Planck van het Europese Hof (HvJ EU 6 november 2018, ECLI:EU:C:2018:874).
Een werkgever is daarnaast verplicht om een administratie bij te houden van de door de werknemer genoten vakantiedagen. Ontbreekt een duidelijke verlofadministratie en staat het verlofsaldo tussen werkgever en werknemer ter discussie, dan komt dat in beginsel voor risico van de werkgever.
De informatie- en administratieplicht waren bijvoorbeeld aan de orde in een uitspraak van de Rechtbank Limburg (Rechtbank Limburg 10 oktober 2022, ECLI:NL:RBLIM:2022:7762). De kantonrechter in deze zaak geeft aan dat als uitgangspunt heeft te gelden dat de werkgever een vakantiedagenregistratie bijhoudt. Vast staat dat werkgever geen officiële verlofregistratie heeft bijgehouden. Bij betwisting van het door de werknemer gestelde resterende verlofsaldo door de werkgever, zal de werkgever die betwisting moeten motiveren aan de hand van uit haar administratie blijkende gegevens. Nu werkgever echter geen verlofadministratie heeft bijgehouden, kan zij zich daarop dan ook niet (met succes) beroepen.
In deze zaak had de werkgever op het verlofsaldo van werknemer 300 uren in mindering gebracht, er van uitgaande dat werknemer gedurende zijn ziekteperiode in staat was geweest vier weken vakantie op te nemen. De kantonrechter is echter van oordeel dat werkgever aan werknemer passende informatie had moeten verstrekken en had moeten wijzen op het risico dat tijdens ziekteverlof opgebouwde vakantiedagen bij het niet opnemen mogelijk zouden vervallen. Aangezien de werkgever in kwestie dit nooit aan de orde heeft gesteld, is zij te kort geschoten en mogen deze uren niet achteraf op het verlofsaldo van werknemer in mindering worden gebracht. Het antwoord op de vraag of de werknemer überhaupt gedurende zijn arbeidsongeschiktheid in staat was om vakantiedagen op te nemen, komt niet meer aan de orde.
Wettelijke vakantiedagen vervallen niet automatisch
U mag er dus niet vanuit gaan dat wettelijke vakantiedagen automatisch komen te vervallen. Vakantieaanspraken kunnen niet vervallen indien de werkgever niet aan zijn inspanningsplicht heeft voldaan. De werkgever moet er daarom concreet en in alle transparantie voor zorgen dat de werknemer daadwerkelijk zijn jaarlijkse vakantie kan opnemen en hem er zo nodig formeel toe aan te zetten dat te doen. Eveneens dient hij de werknemer erover te informeren – op precieze wijze en tijdig – dat de niet-opgenomen vakantie zal vervallen. Doet hij dat niet, dan kan de vakantieaanspraak niet vervallen
Pro activiteit werkgever vereist
Het is mede om die reden goed om uw medewerkers jaarlijks en tijdig - en bij voorkeur individueel en schriftelijk - te informeren over het wettelijke tegoed aan vakantiedagen, een eventueel verlies van vakantierechten en hen in de gelegenheid te stellen om de dagen voor 1 juli op te nemen.
Tot slot. Goed om te weten is dat de vervaltermijn geldt voor de minimum/wettelijke vakantiedagen. De toekenning van extra vakantiedagen is uiteraard mogelijk. Dat zijn bovenwettelijke vakantiedagen. Voor deze bovenwettelijke vakantiedagen geldt geen vervaltermijn, wel een verjaringstermijn van 5 jaar. De verjaringstermijn van 5 jaar is ook van toepassing op de wettelijke vakantiedagen die de werknemer niet in redelijkheid binnen de vervaltermijn termijn heeft kunnen opnemen.
Heeft u vragen over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op!
Elzemieke Schouten
Advocaat Arbeidsrecht, Contractenrecht en Mediator